Billet d'Humeur du President

 

Le regard du Président, la « modernité dans le passé », AUDIT ACHATS ET TABLEAU DE BORD ACHATS

Toujours fidèle au principe de ne relater que mon vécu ,je vous présente ma vision de l’approche « Audit Financier » aux Achats  tels qu’ils me sont apparus après 4 ans de création   (OCTOBRE 1971 /MAI 1975 ) de mon département achats à l’usine de BORDEAUX , et ceux vécus postérieurement, m’ont démontré que la méthode n’avait guère évoluée ,mais le champ d’introspection s’était élargi passant du simple contrôle avec recommandations et plan d’actions à des audits plus créatifs qui aboutissent à des préconisations vers un « Mieux Acheter « donc questionnement sur la Stratégie Achats et les moyens d’y exceller, ce en quoi ils aident le Directeur des achat dans la quête à des ressources supplémentaires : personnel  , sa qualification , sa formation , équipements,(ce sont des sources de « benchmarking »)

: Connexions (net, internet) : informatisation ,EDI étendue aux sous-traitants : « industrie 4.0 » et le CIM : Computer Integrated Manufacturing et démarche vers l’USINE du FUTUR .

Des lors quel est ce :

« FIL  CONDUCTEUR DE L’AUDITEUR « qui souhaite vérifier que le DIRECTEUR des ACHATS est réellement responsable des flux financiers sortants hors salaires et charges et quelques achats du domaine réservé :

10 points de passage de son fil rouge en remontant vers l’amont

1 : Règlement fournisseur

   2 : Facture

    3 : Bon de réception physique

     4 : Commande

     5 : Appel d’offres 

      6 : Demande d’achat

     7 : Expression du besoin (cct et ccf)

     8 : Stock : seuil de réappro

    9 : quantité économique d’achats

   10 : l’Ethique en affaires

D’où le temps passé à la comptabilité fournisseurs (5 jours) avant de les voir arriver dans mon département ! et ce pour 4 semaines minimum avec un dossier d’une cinquantaine de lignes de règlement fournisseur (étape 1) choisis au hasard suivant une méthodologie qu’ils m’ont commentée : choix suivant la table des nombres premiers 1,2,3,5,7…11,29 ,97…709..et extraction trois  par trois par exemple : 1 .3.11.

Et ce sera donc ces lignes de dépenses qui seront choisies et qui vont alimenter le dossier à auditer en déroulant les 10 étapes de haut en bas.

Exemple dans mon cas : une ligne de sortie financière correspondait bien à une facture, mais pas de commande ? 

Sur la cinquantaine de dossiers 3 cas identiques : deux furent identifies : 1 urgence d’ou commande téléphonique et oubli de régulariser. Deuxième : fournisseur livre sans commande !!!  Troisième entente fournisseur acheteur et livraison privée ??

Je me suis attardé sur cet exemple qui se trouve être du « pain béni » pout tout auditeur qui ne manquera pas dans son rapport en anglais (achats dans une multinationale donc 

Audit externe style “bigfour”)

: PURCHASING IS NOT UNDER CONTROL !!!étape 1

: LACK OF DODUMENTATION !!! étape 5 le plus souvent

: REQUEST OF QUOTATION OUT OF CONTROL !! étape 7

Et la recommandation sera d’imposer un objectif à ce premier dysfonctionnement : 0% de factures sans commandes et de la est né le besoin de la mise en place d’un Tableau de Bord (1975)  aux achats avec ce premier indicateur qui reflète un état de saine gestion ..au deuxième degré !

La phase 5 concernant la procédure des appels d’offres est d’un niveau plus sensible (ETHIQUE / EGALITE DES CHANCES/

ZONES à DERIVES de MORALE EN AFFAIRES) achats privés et achats publics car elle recouvre les fondamentaux :

….-Tout marché d’un montant supérieur à x  euros doit faire appel à au moins trois fournisseurs sollicités en même temps, avec les mêmes documents, il y sera répondu a la même date, les dépouillements seront confidentiels, la négociation sera conduite avec les trois ou un seul (expérience de l’acheteur) le marché sera passe avec le fournisseur le « MIEUX DISANT «  et les non retenus seront informés…

Et les auditeurs (souvent par trois : un expérimenté achats, un financier, un juriste cas des contrats de sous traitante)

sont exigeants sur la limpidité de cette procédure car tout manquement est une dégradation de l’IMAGE de l’entreprise qui achète, celle qui approvisionne, et les forces commerciales des deux parties VENDEUR /ACHETEUR ce qui à pu faire dire à des puristes que lorsque une décision de choix fournisseur est « polluée » par des « arrosages » qui en est le condamnable : l’arrosé ou l’arroseur ???

Du beau travail en perspective pour nos chers auditeurs, mais je reviens sur le  TABLEAU DE BORD aux achats, car j’y vois deux intérêts appréciables :

-outil de pilotage de sa fonction pour le directeur des achats 

-outil défensif car un auditeur a qui vous annoncez : voici mon tableau de bord, certains indicateurs ne sont pas aux objectifs, j’ai un plan de retour à une situation normale le voici, attention à ne pas avouer même si vous le pensez :

..messieurs les auditeurs circuler il n’y a rien à voir..

Car alors, c’est de là qu’il vous découvre une anomalie dévastatrice, et vous êtes déjà à la recherche du pole emploi !